小さな会社の社内SEの真実

中小企業でＩＴ化の遅れている会社では、ハードウェアには投資で
きても、ソフトウェアにお金を掛けることには慎重なようです。

本当はハードとソフトにバランスよく投資することが大事なのです
が、ソフトウェアは実態がわかりにくいので、物が残るハードウェ
アに比べると経営に対する効果が直感的に解かり辛いのが一つの大
きな原因だと思います。

これは、百の言葉で説明するより実際に使って貰うことが理解を深
める一番の近道です。
前にご紹介した「スカイプ」のような無料ソフトを提案することで
より具体的にソフトウェアの有用性を実感していただくと共にパソ
コンの操作にも慣れてもらわなくてはなりません。

私が勤めている会社でも、ウイルスチェックソフトや携帯ホームぺ
ジなどはフリー版を使っています。グループウェアもお試し版をま
ず導入して、トップの方に利用してただき有料版に移行しました。

次回以降は、お勧めのフリーソフトを具体的にご紹介して行きたいと
思います。

私は勤めている会社では、今のところ屋外でパソコンを使用する
ことはないのですが、オールウェザーで使用できるパソコンがあ
れば、使い方が広がりそうです。

屋外で使うだけでなく、汚れや水分を気にして使えなかった屋内
でも使い道がでてくると思います。

スカイプというIP電話をご存知でしょうか？

地方に営業所があるなら是非使ってみて下さい。
パソコンとスカイプフォンとインターネット回線さえあれば、無料
で時間制限もなく通話できます。

カメラを付ければテレビ電話にもなります。
スカイプユーザー同士なら海外でも無料で通話できますので、以前
いた会社では、オフショア開発で中国との連絡に使っていました。

これまで、社内通話で使用していた電話代を節約できます。今の会
社では、間接員（事務系役職員）全員にスカイプフォンを使用して
貰っています。

結構頻繁にバージョンアップをしていて、通話品質も以前は携帯電
話より劣る感じでしたが、今では一般の加入電話と変らないかむし
ろ良いかも知れません。

欠点としては、どうしてもパソコンのスペックとインターネット回
線品質に依存してしまうことと、スカイプフォンのドライバーに相
性の良し悪しがあります。
従って、回線が切れるとか雑音とかが入って聞き取りにくいなどの
場合には、パソコンのスペックを上げるとか、インターネット回線
を高速化するなどの対応が必要かも知れません。

スカイプフォンもできればあまり安いものは避けて、名前の知られ
ているメーカーのものを使用するのが無難です。

昨日は、ISDNの接続設定をしました。

最近ではISDNを新規に開設することはまず有得ないと思いますが、
お取引先との通信がISDNに指定されているので仕方ありません。

今回はISDN回線で接続しているパソコンがなんとWindows95という
古いディスクトップの為、思い切って交換することにしました。

ダイヤル回線の接続てどうやるんだったけぇ？と古い記憶を辿り
ながらなんとか接続には成功しました。
中小企業の社内ＳＥて他に助けてくれる人もいなくて、「出来ま
せん！」とはなかなか言えないですから、なんでもやらないとい
けません。
そうなると結構忙しいです。昨日もパソコン３台セットアップし
たし、その前の日は販売部門のチラシを印刷するマクロを書いて
いて23時まで残業しました。

連休明けは、パソコンとプリンターの現地調整で栃木県の小山市
に行かねばなりませんし、別の営業所の無線LAN設定と販売部門の
応援もあるので、相当忙しくなりそうです。

中小企業のIT化は「お金を掛けずに工夫する」ことが大切です。
こんなことを言うと「そんなことは解かっている。」と言われそう
ですが、本当にムダなお金を使わずにIT化されているのでしょうか？

先日、あるＩＴ企業の社長さんとお話できる機会があって、中小企業
のIT化の現状について意見交換をさせていただきました。
その中で中小企業が、知らない、知識がないという理由で、メーカー
の薦めるシステムを大企業と同じ大金を払って買ってしまい、結局使
いこなせないまま、ムダな投資になってしまっていることを実例を交
えてご説明したところ、大変共感していただきました。

特に１メーカーや１ベンダーだけのお付き合いですと、その営業マン
は、次々と関連のシステム、つまりハードやソフトを薦めてきます。
勿論、それぞれのメーカーやベンダーでよい商品を持っていると思い
ますが、１社が中小向けにベストなコストパフォーマンスの製品を全
て揃えているということは一般的に考えてもありえません。
従って、中小企業の社内ＳＥは複数のメーカーなり、ベンダーの情報
を広く集めて自社のシステムに最適なものだけを取り入れることが出
来なければなりません。

ハードを無料で調達することは難しいと思いますが、ソフトなら、メ
ーカー製のソフトと同等かそれ以上のものを無料で調達することも可
能です。次回からは、具体的にコストを掛けずに成果を出す方法につ
いて私が実践した例をご案内したいと思います。

突然ですが、皆さんのお勤めされている会社には「システム全体構成
図」がありますか？

中小企業の多くは、部分的なシステム構成図は存在しても全体を見渡
せるものは無いという所がほとんどなのではないでしょうか？
又は、あっても古いままで現状と一致していないのではないでしょう
か？

私の勤める会社もそうでした。というより部分的なシステム構成図す
らも存在しない状態でした。

情報システムに長く携わっている方は驚かれるかも知れませんが、そ
ういうものも作る手法や図示の方法が解からないから作れないので
す。

しかし、会社の情報システムを俯瞰して見られるものがなければ、ど
こをどう改善したら良いのか、優先順位はどの順番にするのか、判断
する為の材料がないまま、殆ど思いつきでシステム構築をすることに
なります。
更に、ある部分のシステムを改善または新規で導入する際にも周囲に
どの程度影響を及ぼすのかも掴むことができません。

私が今の会社に入社して一番初めに着手したのはこの「システム全体
構成図」作りでした。無いものは作るしかないという考え方です。

しかし、作るにしても情報は乏しく簡単にはいきませんでした。

まずは関係者にヒアリングをして聞き取った内容を図式化する。
実地で社内にある機器をひとつひとつ探し出していく。
通信ケーブルなどの配線を手繰っていって繋がりをまとめる。
動いているソフトはマニュアル類を見せて貰ったり、使用者に何をし
いるのか質問する。
といった地味な作業を行い少しずつ纏めていきました。

それでも1年ほど経ちますが、まだ完全とはとても言える状態には
なっていません。

システム全体図は正確であればあるほど良いことは確かですが、完
璧なものを作らないと使えないのか、と言われればそうでもありま
せん。
なによりシステム全体図は概要を把握することが大事ですから、細
かい情報が漏れていたとしても「無い」よりはよっぽどマシなので
す。それに実際の運用では細部は日々変っていくのが常ですから、
本当はいつまで経っても更新が必要で、これで完成ということのな
いものだと思います。

一番いけないのは、「面倒だから」とか「どうせすぐに変ってしま
うから」とか「そんな図を作らなくてもだいたい頭の中に入ってい
るから」などの理由でシステム全体図を作らずに済ませようとする
ことです。

教訓：無いものは自分で作るしかない。待っていても誰も作っては
　　　くれない

今日の午後は営業所で無線ＬＡＮの設定をした。

バッファローの無線親機をブリッジにして、ＤＥＬＬのノートパソ
コンの内臓無線ＬＡＮからアクセスできるようにする作業だ。

自社の営業所はどこも狭い上に床を電源コード、電話線、ＬＡＮケ
ーブルをモールで引き回しているので、線がごちゃごちゃになって
いて見た目も悪いし、ヘタするとケーブルを蹴飛ばしかねない。

無線ＬＡＮにしてＬＡＮケーブルだけでも撤去できればかなりスッ
キリするし、机の配置換えの時も配線をし直さなくて楽になるとい
う理由で遅ればせながら無線ＬＡＮ化を進めている。

今回も慣れてるバッファローの親機だしとなめてかかったのだが、
以前の機種とファームウェアが変ったらしくセキュリティ設定のと
ころが思うようにいかない。結局、何回かやり直してなんとか設定
したが、夕方まで時間が掛かってしまった。

バッファローの無線ＬＡＮ機器の殆どは、「AOSS」という自動でセ
キュリティ設定してくれる機能があって、個人宅で使用するなら便
利だがビジネスユースで子機が３台以上なら手動で設定することを
お勧めする。

なぜかというと「AOSS」を設定している間３分程度であるが、他の
端末の無線通信が切れてしまうためだ。無線ＬＡＮ設定は一度やっ
てしまえば、そう度々やることはないと思うが故障した時などいつ
再設定の必要が出てくるかも知れないし、ノートパソコンなど内臓
の子機はそもそも「AOSS」に対応していないのでパソコン標準の無
線ＬＡＮソフトの他に製品付属の「エアステーション」ソフトを入
れなければならない。

仕事用のパソコンはできるだけ常駐ソフトは減らしたいので、パソ
コン標準の無線ＬＡＮソフトを手動で設定する方がよいと思う。

教訓：すべてお任せの自動設定は要注意

先週の土曜日夕方に申請した稟議書が火曜日に承認されて戻って
きました。

これまでは1週間近くかかるのが習しでしたから、今週末ぐらいに
なると思っていましたが、随分早くなりました。
これもようやく会社がＩＴ投資に前向きになった証拠だと思います。

今回の稟議は、栃木県の工場向けのＰＣ1台と小型プリンター1台の
増設です。
当社の稟議規定では１０万円以上は稟議対象となっていて小型のプ
リンタは、１万数千円ですから本来は対象外ですが、あとで誤解が
起きないようにパソコンと一緒に出しておきました。

教訓：稟議はお早めに

先週末にバージョンアップしたグループウェア・サイボウズOffice
７でトラブルが発生してしまいました。

殆どの従業員は、サイボウズ・リマインダーというクライアント・
ソフトをＰＣ起動時に実行してサイボウズにログインしているので
すが、これが「ユーザー名又はパスワードエラー」になってしまう
という現象が発生しました。

先週末にテストした際は問題無かったのに月曜日朝一番でトラブル
発生です。

管理者権限でログインして、該当ユーザーのパスワードを空白にし
ても同じエラーが出続けます。
自分のＰＣを見ると問題なくログインできているので余計に原因が
解からなくなってしまいました。

ところが、自分のＰＣをよく観るとサイボウズリマインダーのバー
ジョンが７になっていました。エラーが出ているＰＣはこのバージ
ョンが６のまま。

そうです。サイボウズOffice７へリマンダーでログインするときは
バージョンを合わせないといけないようです。（そんなことサイボ
ウズのインストールマニュアルの何処にも書いてなかたぞ！！）
先週末にリマインダー６でも問題なかったのは、バージョンアップ
前にすでに一度ログインに成功していた為のようです。

ひとまずリマインダーのバージョンアップ作業を各クライアントで
実施し、昼前には対応が終わりました。

教訓：バージョンアップにトラブルはつきもの

先週末にサイボウズOfficeのバージョンを６から７へバージョンアッ
プしました。

サイボウズOffice７は昨年末にリリースされていて、以前からバージ
ョンアップをしなければと思っていたのですが、Webサーバーを「サイ
ボウズWebサーバー」から「ＩＩＳ」に変更しなければならないとのこ
とで、サーバーを止めるチャンスがなかなか見つからずそのままにな
っていました。

手順を簡単にまとめると、
１．グループウェアサーバー、ファイルサーバーの停止連絡
２．グループウェアメンテナンス時間の登録
３．サイボウズデータのバックアップ
４．サイボウズWebサーバーの停止とサービスを停止
５．IISのインストール（サーバーの役割追加）
６. Webサーバーのエリアス設定
７．サイボウズOffice７のダウンロードとインストール
８．サーバーの再起動
９．サイボウズOfficeのテスト
10．グループウェアメンテナンス時間の解除
11．バージョンアップ完了連絡

３.のバックアップが一番時間が掛かるのでデータ量により一概
には言えませんが作業時間は順調に行けば賞味２〜４時間ぐらい
です。

当社の場合、10:10から作業を開始して別の作業をしながらで、
14:30には終わりました。

問題点は、最初にアイコンが全て×印になって表示できなかった
ことです。

これは、当初試用版でc:ドライブにOffice6を入れていましたが、
正規運用開始時に別のドライブ（I:)に移行しました。
その為、Office7も移行後のドライブにインストールしましたが、
アイコンなどが格納されているフォルダーはc:ドライブを参照し
ているようで、c:ドライブにOffice7用のドキュメントフォルダ
が作成されていないことが原因と判明しました。
そこで、移行先ドライブからc:ドライブに該当のフォルダをコピー
したところ事なきを得ました。

こんな時ひとりぼっちの社内ＳＥは相談相手もなく一人で悩んで
しまいますね。