中小企業のＩＴ戦略その４/無料ソフト

中小企業でＩＴ化の遅れている会社では、ハードウェアには投資で
きても、ソフトウェアにお金を掛けることには慎重なようです。

本当はハードとソフトにバランスよく投資することが大事なのです
が、ソフトウェアは実態がわかりにくいので、物が残るハードウェ
アに比べると経営に対する効果が直感的に解かり辛いのが一つの大
きな原因だと思います。

これは、百の言葉で説明するより実際に使って貰うことが理解を深
める一番の近道です。
前にご紹介した「スカイプ」のような無料ソフトを提案することで
より具体的にソフトウェアの有用性を実感していただくと共にパソ
コンの操作にも慣れてもらわなくてはなりません。

私が勤めている会社でも、ウイルスチェックソフトや携帯ホームぺ
ジなどはフリー版を使っています。グループウェアもお試し版をま
ず導入して、トップの方に利用してただき有料版に移行しました。

次回以降は、お勧めのフリーソフトを具体的にご紹介して行きたいと
思います。

中小企業のＩＴ戦略その３/スカイプ

スカイプというIP電話をご存知でしょうか？

地方に営業所があるなら是非使ってみて下さい。
パソコンとスカイプフォンとインターネット回線さえあれば、無料
で時間制限もなく通話できます。

カメラを付ければテレビ電話にもなります。
スカイプユーザー同士なら海外でも無料で通話できますので、以前
いた会社では、オフショア開発で中国との連絡に使っていました。

これまで、社内通話で使用していた電話代を節約できます。今の会
社では、間接員（事務系役職員）全員にスカイプフォンを使用して
貰っています。

結構頻繁にバージョンアップをしていて、通話品質も以前は携帯電
話より劣る感じでしたが、今では一般の加入電話と変らないかむし
ろ良いかも知れません。

欠点としては、どうしてもパソコンのスペックとインターネット回
線品質に依存してしまうことと、スカイプフォンのドライバーに相
性の良し悪しがあります。
従って、回線が切れるとか雑音とかが入って聞き取りにくいなどの
場合には、パソコンのスペックを上げるとか、インターネット回線
を高速化するなどの対応が必要かも知れません。

スカイプフォンもできればあまり安いものは避けて、名前の知られ
ているメーカーのものを使用するのが無難です。

中小企業のＩＴ戦略その２/お金をかけずに工夫する

中小企業のIT化は「お金を掛けずに工夫する」ことが大切です。
こんなことを言うと「そんなことは解かっている。」と言われそう
ですが、本当にムダなお金を使わずにIT化されているのでしょうか？

先日、あるＩＴ企業の社長さんとお話できる機会があって、中小企業
のIT化の現状について意見交換をさせていただきました。
その中で中小企業が、知らない、知識がないという理由で、メーカー
の薦めるシステムを大企業と同じ大金を払って買ってしまい、結局使
いこなせないまま、ムダな投資になってしまっていることを実例を交
えてご説明したところ、大変共感していただきました。

特に１メーカーや１ベンダーだけのお付き合いですと、その営業マン
は、次々と関連のシステム、つまりハードやソフトを薦めてきます。
勿論、それぞれのメーカーやベンダーでよい商品を持っていると思い
ますが、１社が中小向けにベストなコストパフォーマンスの製品を全
て揃えているということは一般的に考えてもありえません。
従って、中小企業の社内ＳＥは複数のメーカーなり、ベンダーの情報
を広く集めて自社のシステムに最適なものだけを取り入れることが出
来なければなりません。

ハードを無料で調達することは難しいと思いますが、ソフトなら、メ
ーカー製のソフトと同等かそれ以上のものを無料で調達することも可
能です。次回からは、具体的にコストを掛けずに成果を出す方法につ
いて私が実践した例をご案内したいと思います。

中小企業のＩＴ戦略その１/システム全体構成図がありますか？

突然ですが、皆さんのお勤めされている会社には「システム全体構成
図」がありますか？

中小企業の多くは、部分的なシステム構成図は存在しても全体を見渡
せるものは無いという所がほとんどなのではないでしょうか？
又は、あっても古いままで現状と一致していないのではないでしょう
か？

私の勤める会社もそうでした。というより部分的なシステム構成図す
らも存在しない状態でした。

情報システムに長く携わっている方は驚かれるかも知れませんが、そ
ういうものも作る手法や図示の方法が解からないから作れないので
す。

しかし、会社の情報システムを俯瞰して見られるものがなければ、ど
こをどう改善したら良いのか、優先順位はどの順番にするのか、判断
する為の材料がないまま、殆ど思いつきでシステム構築をすることに
なります。
更に、ある部分のシステムを改善または新規で導入する際にも周囲に
どの程度影響を及ぼすのかも掴むことができません。

私が今の会社に入社して一番初めに着手したのはこの「システム全体
構成図」作りでした。無いものは作るしかないという考え方です。

しかし、作るにしても情報は乏しく簡単にはいきませんでした。

まずは関係者にヒアリングをして聞き取った内容を図式化する。
実地で社内にある機器をひとつひとつ探し出していく。
通信ケーブルなどの配線を手繰っていって繋がりをまとめる。
動いているソフトはマニュアル類を見せて貰ったり、使用者に何をし
いるのか質問する。
といった地味な作業を行い少しずつ纏めていきました。

それでも1年ほど経ちますが、まだ完全とはとても言える状態には
なっていません。

システム全体図は正確であればあるほど良いことは確かですが、完
璧なものを作らないと使えないのか、と言われればそうでもありま
せん。
なによりシステム全体図は概要を把握することが大事ですから、細
かい情報が漏れていたとしても「無い」よりはよっぽどマシなので
す。それに実際の運用では細部は日々変っていくのが常ですから、
本当はいつまで経っても更新が必要で、これで完成ということのな
いものだと思います。

一番いけないのは、「面倒だから」とか「どうせすぐに変ってしま
うから」とか「そんな図を作らなくてもだいたい頭の中に入ってい
るから」などの理由でシステム全体図を作らずに済ませようとする
ことです。

教訓：無いものは自分で作るしかない。待っていても誰も作っては
　　　くれない